Facture électronique : quel intérêt pour les entreprises ?
Sommaire
Le développement de la digitalisation a permis la mise en place de nouveaux moyens pour simplifier la vie en entreprise. Parmi ces moyens, nous avons la dématérialisation des factures classiques en factures électroniques. La facturation électronique est déjà adoptée par de nombreuses entreprises, tandis que d’autres sont encore à la traine. On se demande alors quel est son intérêt pour ses entreprises. C’est ce que nous vous proposons de découvrir.
Utilité de la facture électronique
La facture électronique est une facture que l’on retrouve en format électronique, mais qui comporte les mêmes informations qu’une facture classique. Grâce au dispositif mis en place, les factures de l’entreprise sont automatiquement traitées et structurées sous ce format.
Il s’agit donc d’un processus de dématérialisation des factures qui devrait alléger la tâche aux entreprises et leur permettre de bénéficier de nombreux avantages. Cette dématérialisation concerne tous les types de factures à savoir la facturation électronique client et la facturation électronique fournisseur.
La facture électronique est une forme simplifiée et normalisée des factures qu’établissent fréquemment les entreprises. En plus, elle est légale.
Le fonctionnement de l’e-facture
La mise en place de la facture électronique ou e-facture au sein de l’entreprise nécessite le suivi de certaines procédures. Ces procédures sont déterminées par la loi et facilitent l’émission et la conservation de l’e-facture.
Avant de pouvoir adopter la facturation électronique fournisseur ou client, il faut tout d’abord trouver le système de facture électronique qui conviendrait le mieux à l’entreprise. Il faut choisir les bons logiciels, fiables et sécurisés. Ensuite, pour émettre les factures électroniques plusieurs méthodes sont prévues.
L’entreprise peut utiliser la signature électronique ou l’Échange de Données Informatisées (EDI). Elle peut également utiliser d’autres solutions technologiques pourvue que celles-ci regroupent les documents nécessaires dans le cadre de la PAF (Piste d’Audit Fiable).
En ce qui concerne la conservation des factures électroniques pour preuves?; elle doit se faire sur un même support informatique pendant trois années, ainsi de suite. Lorsqu’il s’agit de conserver des e-factures avec une signature électronique et les factures EDI, le document original et les informations sont à garder pour six années.
Notons que pour la réussite de la dématérialisation, il doit y avoir une entente entre l’entreprise, les clients et les fournisseurs par rapport à son utilisation et sa réception de chaque côté.
Les différences entre la facture électronique et la facture classique
Tout d’abord, retenons que la facture électronique et la facture classique contiennent les mêmes informations à savoir : l’identité de l’entreprise, la description des prestations, le montant facturé, les éventuelles remises, la TVA, etc. Ceci exclut l’existence d’une différence légale.
Toutefois, les deux factures présentent des différences au niveau du coût appliqué à leur traitement. Le traitement de la facture électronique est moins onéreux. Le moyen de transmission du document constitue également une différence.
La transmission de l’e-facture est simple, facile et rapide par rapport à celle de la facture classique. La fiabilité des informations de paiement est aussi une différence que l’on peut retenir.
En effet, les informations de paiement sont infalsifiables sur la facture électronique. Elles sont également authentiques. Ce qui peut parfois poser problème avec la facturation classique.
Les avantages de la facture électronique
La dématérialisation des factures au sein d’une entreprise présente de nombreux avantages. L’adoption de la facture électronique permet à l’entreprise de réduire les frais qu’implique la livraison des factures à la clientèle. Elle permet aussi de garantir une transmission en toute sécurité.
Elle offre à l’entreprise la possibilité de regrouper simplement les informations nécessaires pour le paiement. En plus d’être rapide, la facture électronique facilite les interactions entre l’entreprise, les clients et les fournisseurs.
Opter pour la facturation électronique c’est aussi un moyen de mieux sécuriser les opérations bancaires de l’entreprise. L’entreprise peut mieux visualiser ces documents, limiter les accès, obtenir plus facilement les historiques de paiement en cas de besoin.
La facturation électronique permet aussi d’avoir une meilleure visibilité vis-à-vis des opérations bancaires. Elle facilite également la mise en place de la Piste d’Audit Fiable. Elle permet enfin de gagner du temps sur les tâches à effectuer.
Ainsi, l’adoption de la facture électronique contribue à l’amélioration de la productivité des services de comptabilité au sein de l’entreprise. La facturation électronique permet de mieux archiver les factures et pouvoir les retrouver plus facilement par la suite.
La facture électronique : bientôt une obligation pour les entreprises
À compter de l’année 2024, la dématérialisation des factures au sein de l’entreprise sera une obligation. En effet, il s’agira d’une obligation légale qui engagera toutes les entreprises qui ont une redevance de la TVA.
La réglementation ayant déjà prévu d’imposer la facturation électronique aux entreprises et à ceux qui y sont associés à savoir les clients et fournisseurs?; il serait préférable de s’y préparer. Chaque entreprise devrait dès à présent envisager d’inclure les factures électroniques dans leurs habitudes.
Cela rendra cette obligation professionnelle plus simple. Il est alors recommandé aux entreprises d’organiser des formations pour leurs équipes de comptabilité afin de les préparer. Il faut aussi informer et établir un plan de dématérialisation des factures avec les fournisseurs, collaborateurs, clients.
