L'automatisation de la paie : fonctionnement et avantages

Pour les entreprises, grandes ou petites, qui veulent gagner du temps sur la gestion de la paie et des ressources humaines, il existe désormais des logiciels de paie automatisés. Nous vous proposons de découvrir leur fonctionnement, ainsi que les avantages d'opter pour l'automatisation de la paie.

En quoi consiste cette automatisation ?

L'automatisation de la paie consiste, pour une entreprise, à utiliser une solution informatique pour éditer les bulletins de paie du personnel et effectuer les déclarations sociales.

Plus précisément, cela consiste généralement à avoir recours à un système de gestion de la paie sous la forme d'un logiciel.

Cet outil informatique permet de simplifier et de centraliser la gestion des ressources humaines, en comptabilisant par exemple le temps de travail, les absences et les congés des salariés.

Comment ça marche ?

Si vous voulez recourir à l'automatisation de la paie dans votre entreprise, vous devez commencer par faire votre choix entre plusieurs solutions de gestion.

Il existe en effet de nombreux logiciels dans ce domaine et vous avez tout intérêt à les comparer avant de choisir.

Retenez que le prix n'est pas le seul critère à prendre en compte et privilégiez celui dont les fonctionnalités sont les plus adaptées aux besoins de votre entreprise.

Vous devez également vérifier si l'éditeur du logiciel vous propose certains services comme :
• le paramétrage de l'application
• une formation pour apprendre à l'utiliser
• un support en ligne ou par téléphone en cas de problème.

Une fois le logiciel installé, son fonctionnement est généralement intuitif. Il suffit d'entrer les informations relatives au personnel, comme les heures supplémentaires, les primes, les absences et les congés, pour éditer facilement les bulletins de paie.

Le système de gestion se charge de calculer automatiquement les charges sociales et remplit la déclaration sociale nominative ou DSN dès que vous avez validé la session.

À noter : cette déclaration obligatoire est la formalité qui permet aux employeurs de déclarer et payer leurs cotisations aux organismes sociaux.

Quels sont les avantages ?

L'automatisation de la paie permet à l'entreprise de simplifier ses démarches administratives, tout en gardant la maîtrise de la gestion des ressources humaines.

Grâce à cet outil, votre société ne dépend pas d'un prestataire externe, comme un expert comptable ou une société spécialisée dans la gestion de la paie, pour établir les bulletins de salaire du personnel.

Comme la gestion de la paie est effectuée en interne, vous pouvez être plus réactif pour répondre aux besoins de vos salariés. Vous n'avez pas besoin d'attendre le retour du comptable pour répondre à leurs demandes.

Vous pouvez aussi effectuer des modifications de dernière minute et faire face à des imprévus, comme la pose de congés ou un éventuel arrêt maladie en fin de mois.

Autre avantage non négligeable, un système de gestion de la paie automatisé coûte moins cher que les services d'un prestataire extérieur.

Mais bien sûr, le choix de recourir à un logiciel en interne ou d'externaliser la paie dépend aussi du volume de bulletins à traiter.

Pour que la gestion automatisée de la paie en interne fonctionne bien, vous devez trouver :
• d'une part, le bon logiciel de paie
• d'autre part, la bonne personne à qui confier cette tâche (DRH, directeur administratif et financier ou office manager par exemple).

Autre bémol : quand on utilise un logiciel de paie, les données de l'entreprise sont en partie hébergées chez l'éditeur du logiciel.

L'entreprise ne maîtrise pas la sécurisation de ces données, ce qui peut poser d'éventuels problèmes de sécurité et de confidentialité.