Bien choisir son logiciel de gestion commerciale en 5 questions

Outils devenus indispensables dans la plupart des entreprises, les logiciels de gestion commerciale permettent de gagner du temps et d'assurer une meilleure gestion des stocks. Ils sont d’une grande utilité, à condition d'être adaptés à l'entreprise et à ses activités. Nous allons vous expliquer comment bien choisir son logiciel de gestion commerciale en 5 questions.

1- C'est quoi, un logiciel de gestion commerciale ?

Les logiciels de gestion commerciale sont des logiciels spécialement conçus pour gérer les stocks, ainsi que l'ensemble des documents liés aux relations entre une entreprise et ses partenaires.

Ces outils logiciels sont devenus incontournables dans les entreprises car ils permettent aux sociétés d'effectuer un suivi méthodique des relations commerciales, avec leurs clients aussi bien qu'avec leurs fournisseurs.

Ce logiciel ayant un rôle clé à jouer dans l'activité de l'entreprise, chaque société doit choisir avec soin un logiciel de gestion commerciale avec ce site, par exemple.

2- Quelles sont les fonctionnalités de ce type de logiciels ?

Un logiciel de gestion commerciale présente généralement les fonctionnalités suivantes :

• La gestion des stocks en fonction des entrées, c'est-à-dire des livraisons en provenance des fournisseurs, et des sorties, c'est-à-dire des livraisons de l'entreprise auprès des clients.

• La gestion des encours clients et fournisseurs, c'est-à-dire des engagements financiers en cours, et le suivi global de l'activité pour aider les directeurs commerciaux à la prise de décision.

• La création de bons de commande, de bons de livraison et de factures d'achats et de ventes, ainsi que la possibilité de transférer ces pièces justificatives vers le logiciel de gestion comptable de l'entreprise.

• L'enregistrement des données relatives aux clients et aux fournisseurs, c'est-à-dire leurs coordonnées, leurs informations bancaires (leur RIB notamment), la liste des produits achetés et vendus ainsi que les tarifs négociés avec chaque fournisseur.


Ce type de logiciel de gestion permet donc à l'entreprise de se constituer sa propre base de données et de gérer plus efficacement l'ensemble des documents relatifs à ses activités commerciales.

3- À quoi sert un logiciel de gestion commerciale ?

À condition d'être correctement paramétré et utilisé par les différents collaborateurs de l'entreprise, un logiciel de gestion commerciale est un outil très utile.

Ce type de logiciel permet tout d'abord d'éviter les oublis de facturation. En assurant le suivi automatisé des commandes, de l'émission des factures et de leur règlement, il assure à vos activités commerciales une meilleure rentabilité.

Cet outil sert aussi à optimiser la gestion des stocks puisqu’il permet de définir un seuil critique de niveau de stock et d'effectuer le réapprovisionnement en temps réel.

Enfin, l'utilisation de ce type de logiciel représente un gain de temps considérable pour le chef d'entreprise et les employés. Dans la plupart des logiciels de gestion, les documents figurant dans la base de données de gestion commerciale (comme les factures des fournisseurs) s'enregistrent automatiquement dans le logiciel de comptabilité. La gestion comptable de l'entreprise en est grandement facilitée.

4- Quels sont les critères à prendre en compte pour bien choisir son logiciel ?

L'offre est vaste sur le marché des logiciels de gestion commerciale et il faut bien reconnaître qu'il n'est pas facile de s'y retrouver ! Afin de sélectionner la solution la plus adaptée pour accompagner le développement commercial de votre société, il ne vous suffira pas de vous tourner vers le logiciel le plus connu ou celui qui possède le plus de fonctionnalités.

Vous devez avant tout identifier vos besoins, à court et à moyen terme, au niveau technique et budgétaire. En pratique, vous pouvez commencer par dresser la liste du nombre d'utilisateurs prévus, du volume de données à traiter, du matériel informatique utilisé au sein de l'entreprise et vous poser la question de la compatibilité du logiciel avec vos autres outils numériques.

Parmi les critères de choix à considérer, vous devez tenir compte de la simplicité d'utilisation du logiciel, de sa sécurité mais aussi de sa flexibilité et de sa capacité à vous accompagner tout au long de votre développement commercial.

Vérifiez toujours que le logiciel est conforme à la législation en vigueur, en ce qui concerne le Règlement général sur la protection des données (RGPD), les mentions obligatoires sur les documents commerciaux et la sécurisation des données de votre entreprise. Il serait dommage de laisser votre base de données à la merci des cybercriminels.

Si vous hésitez entre deux produits, privilégiez toujours l'outil logiciel dont la prise en main est la plus facile : l'objectif est de fluidifier les procédures au quotidien et pas de les complexifier ! Vérifiez aussi que le logiciel que vous vous apprêtez à acquérir vous permet de personnaliser facilement vos devis, factures et autres documents commerciaux en y apposant votre logo et d'autres éléments de votre identité visuelle.



Enfin, assurez-vous que vous pouvez bénéficier d'une aide en ligne et d'une assistance téléphonique en cas de problème technique.

5- Quels sont les principaux points à retenir ?

En résumé, un logiciel de gestion commerciale est devenu incontournable pour les entreprises qui veulent développer leur activité de la manière la plus efficace.

Cet outil vous aidera à gérer l'activité de votre entreprise au quotidien, à condition de bien le choisir. Pour trouver le meilleur logiciel de gestion, vous devez tenir compte des besoins spécifiques de votre société et de la compatibilité du logiciel avec vos autres outils.

Notez enfin que la plupart des éditeurs de logiciels proposent des périodes d'essai plus ou moins longues. Même si la période d'essai comporte souvent des restrictions sur certaines fonctionnalités, elle vous permet d'évaluer les capacités du logiciel et son utilité en direct. C'est pourquoi le dernier conseil est de toujours préférer un logiciel que vous pouvez tester gratuitement.